CELEBESTERKINI.id, Makassar – Berangkat dari pengalaman selama kurang lebih empat tahun berkecimpung dalam proses Pengadaan Barang dan Jasa (PBJ) pemerintah, Alamsyah Rauf, salah seorang staf di lingkungan Sekretariat Daerah Kota Makassar, menggagas sebuah inovasi digital bernama SIPADU-PBJ, singkatan dari Sistem Pengadaan dan Dokumen PBJ Berbasis AI.
Inovasi tersebut lahir dari persoalan yang ia temui langsung dalam pekerjaan sehari-hari. Proses administrasi pengadaan membutuhkan ketelitian tinggi dan tidak sedikit waktu, terutama karena banyaknya dokumen yang harus disiapkan secara berurutan sejak tahap persiapan pengadaan, proses kontraktual, hingga kelengkapan administrasi pencairan.
Bagi Alamsyah, pekerjaan yang berulang membuka peluang untuk disederhanakan melalui teknologi. Ia kemudian mempelajari pemanfaatan sistem informasi dan kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI), dengan tujuan agar proses penyusunan dokumen dapat dilakukan lebih cepat, lebih konsisten, dan tetap berada dalam kendali petugas yang memiliki kewenangan.
Dari Masalah di Meja Kerja Menjadi Solusi Digital
SIPADU-PBJ dikembangkan bukan dari gagasan yang jauh dari pekerjaan lapangan, melainkan dari kebutuhan nyata yang muncul saat menyiapkan dokumen PBJ. Dalam satu paket pengadaan, data yang sama sering kali harus ditulis kembali ke berbagai dokumen, mulai dari identitas paket, nilai anggaran, lokasi, waktu pelaksanaan, spesifikasi, hingga data pejabat terkait.
Melalui SIPADU-PBJ, data paket dirancang dapat dikelola secara terintegrasi dan digunakan kembali pada tahapan berikutnya. Dengan demikian, pengguna tidak harus berulang kali mengetik informasi yang sama pada setiap dokumen. Pendekatan ini diharapkan dapat menghemat waktu sekaligus mengurangi risiko ketidakkonsistenan data.
โSaya menemukan bahwa penyusunan dokumen dari tahap persiapan sampai pencairan masih membutuhkan waktu yang cukup lama. Dari situ saya mulai mempelajari bagaimana proses tersebut bisa dibuat lebih singkat dan lebih terstruktur. SIPADU-PBJ lahir dari kebutuhan itu,โ ujar Alamsyah Rauf.
AI sebagai Asisten Penyusunan Dokumen PBJ
Salah satu pembeda SIPADU-PBJ adalah pemanfaatan AI untuk membantu proses penyusunan draf dokumen yang memerlukan uraian dan analisis. Aplikasi ini dirancang untuk membantu penyusunan dokumen seperti Kerangka Acuan Kerja (KAK), spesifikasi teknis, spesifikasi barang, survei harga, analisa harga, struktur harga, serta dokumen pendukung lainnya sesuai data paket yang dimasukkan.
Namun, pemanfaatan AI dalam SIPADU-PBJ tidak dimaksudkan untuk menggantikan peran PPTK, PPK, Pejabat Pengadaan, maupun pihak lain yang memiliki kewenangan dalam proses PBJ. AI ditempatkan sebagai alat bantu penyusunan draf dan pengolahan informasi. Pemeriksaan, validasi, penetapan, persetujuan, serta tanggung jawab atas dokumen tetap berada pada pejabat dan petugas yang berwenang.
โTeknologi harus membantu manusia bekerja lebih efektif. AI dapat membantu menyiapkan draf dan mempercepat proses administrasi, tetapi keputusan dan tanggung jawab tetap berada pada manusia. Karena itu, setiap dokumen tetap harus diperiksa sebelum digunakan,โ jelasnya.
Terintegrasi dari Persiapan hingga Pencairan.
Konsep SIPADU-PBJ diarahkan untuk menghubungkan rangkaian administrasi pengadaan dalam satu alur kerja. Data awal paket dapat menjadi dasar dalam penyusunan dokumen persiapan, dokumen teknis dan harga, dokumen kontraktual, hingga administrasi serah terima dan pencairan.
Dengan alur tersebut, perubahan data dapat lebih mudah ditelusuri dan disesuaikan. Pengguna juga dapat memiliki basis data paket yang lebih terstruktur, sehingga proses pencarian, penyusunan ulang, serta pencetakan dokumen menjadi lebih efisien dibandingkan ketika setiap dokumen dikerjakan secara terpisah.
SIPADU-PBJ juga diposisikan sebagai aplikasi pendukung administrasi dan bukan pengganti sistem resmi pengadaan pemerintah. Sistem ini diharapkan dapat melengkapi pekerjaan internal penyusunan dokumen agar proses administrasi menjadi lebih cepat dan lebih tertib.
Dorong Inovasi dari Lingkungan Kerja Pemerintahan
Gagasan SIPADU-PBJ menunjukkan bahwa transformasi digital tidak selalu harus dimulai dari proyek besar. Inovasi dapat tumbuh dari pegawai atau staf yang memahami persoalan di lingkungan kerjanya, kemudian mencoba menciptakan solusi yang sesuai dengan kebutuhan nyata.
Alamsyah berharap SIPADU-PBJ dapat terus dikembangkan melalui evaluasi dan uji penggunaan. Menurutnya, ukuran keberhasilan aplikasi bukan hanya banyaknya fitur, tetapi seberapa besar sistem mampu membantu pengguna mengurangi pekerjaan berulang, mempersingkat waktu penyusunan dokumen, serta meningkatkan konsistensi administrasi. โHarapan saya, waktu yang sebelumnya banyak tersita untuk pekerjaan administratif yang berulang bisa dipangkas. Dengan begitu, petugas dapat memiliki lebih banyak waktu untuk memeriksa substansi, memastikan data benar, dan menjaga kualitas proses pengadaan,โ katanya.
Melalui SIPADU-PBJ, Alamsyah ingin memperkenalkan sebuah pendekatan sederhana: masalah yang ditemukan di meja kerja dapat menjadi pintu masuk bagi lahirnya inovasi. Dengan pemanfaatan teknologi dan AI secara bertanggung jawab, proses administrasi PBJ diharapkan dapat menjadi semakin cepat, terstruktur, dan adaptif terhadap kebutuhan pemerintahan digital. (*/sah)
